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Presentaciones: 15 consejos para el mensaje perfecto

Oscar Bosch

Por Oscar Bosch

12 abril, 2016

Para persuadir, inspirar o informar con una presentación es necesario un contenido bien organizado y trabajado a medida. Ya podemos tener las más osadas e innovadoras ideas que si una presentación acaba resultando un lío de diapositivas y conceptos inconsistentes el pobre presentador tendrá que sufrir un calvario para conseguir cautivar a la audiencia. Y ésta difícilmente se tomará en serio su trabajo.

Por el contrario, una presentación menos pretenciosa pero bien estructurada y correctamente ejecutada añade una valiosa pátina de experto profesional tanto al presentador como para el trabajo realizado. A fin de cuentas, presentar ante un público es una tarea ineludible para cada vez más personal de las empresas, inmersas en un entorno de comunicación vertiginoso. Un buen trabajo previo, pues, es la mejor garantía para evitar el estrés y el miedo que se acumula antes de una presentación.

Para ello publicamos aquí 15 sencillos consejos para mejorar el rendimiento de tus próximas presentaciones utilizando Canva, una herramienta de la que Presentaciones.biz es Design & Training Cetified Expert.

1- Empieza con un plan

Después de recolectar toda la información, argumentos e imágenes es el momento de comenzar a elaborar un esquema. Tu gran idea, tus objetivos de comunicación o el engagement con tu público serán las balizas que te guiarán a la hora de organizar los datos en una estructura coherente y a medida de la situación.

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A la hora de crear un plan de presentación, un primer problema que se plantea es el de resistir la tentación de querer incluir todo el material recopilado: muchos elementos pueden no ser relevantes para respaldar tu gran idea. Siempre has de tener en cuenta el tiempo que tienes para presentar, lo que te llevará a incluir sólo los detalles más esenciales.

Un recurso útil consiste en incluir fragmentos del plan al comienzo de la presentación, para dar al público una idea de lo que va a presenciar y generar, además, expectativas por el contenido.

2- Adáptate a tu audiencia

Tanto si tu público va a ser una gran corporación inmobiliaria o un grupo de singles en busca cursos de baile es importante adaptarse a sus intereses específicos y a su capacidad de atención. Porque se supone que has hecho un buen trabajo previo de investigación…

Simplificar a la audiencia en estereotipos básicos sin conocer antes sus necesidades, sus inquietudes, sus deseos y expectativas te puede llevar a dirigirte a ellos en un tono y con un estilo equivocado e incluso ofensivo. Es un factor a tener bien claro a la hora de seleccionar el registro del lenguaje, las imágenes, las tipografías y los colores, porque aquí puede radicar la diferencia entre una presentación anodina y una de cautivadora.

3- Trabaja tu presentación como si fuera una película

Procura dotar a tu presentación de una sólida estructura de introducción, nudo y desenlace. Como en las grandes películas, incluir ideas poderosas y apasionantes, una trascendencia a lo que representa lo que se está presentando, conseguirá capturar la atención activa de los asistentes de principio a fin.

Para ello, lo más conveniente es iniciar la sesión con el problema que más incita al público como puerta de entrada a la historia. Hecho esto y sentados los precedentes que sitúan la acción hay que moverse hacia el climax, la cumbre de tu presentación, en la que se expondrán los puntos claves de tu discurso. El climax desvela los desafíos que presenta el problema establecido.

Es muy importante generar una narrativa que fluya sin problemas a través de las diapositivas

Cuando ya te has ganado la curiosidad de la audiencia y ésta necesita conocer el desenlace es cuando el discurso se orienta hacia el cierre, que es donde se inserta la conclusión. Ésta se fundamenta en hechos y evidencias que suministrarás en tu presentación utilizando normalmente gráficos y estadísticas.

Es muy importante generar una narrativa que fluya sin problemas a través de las diapositivas o frames, de forma que puedas acabar la sesión con una conclusión tan lógica como persuasiva. En ocasiones, incluso es conveniente proyectar un breve sumario de cierre a modo de resumen para aquellos que quieran retener la información en la memoria o apuntar datos.

4- Una idea por diapositiva

Lo repetiremos las veces que sea necesario: no más de un concepto o idea por diapositiva. Es la mejor forma de construir una presentación bien estructurada, pero es que además es necesario para que tu audiencia siga el contenido fácilmente.

Siempre unas palabras clave o una frase corta es mejor que elaboradas argumentaciones . No debemos olvidar que una presentación es fundamentalmente comunicación oral, no escrita.

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Sobrecargar las diapositivas con múltiples ideas colapsa el pensamiento de los asistentes y transmite la idea poco profesional de alguien que no confía en lo que tiene en la cabeza. Alguien que domina a fondo un tema puede explicarlo de la forma más simple.

5- Dot points concisos

Los dot points no pretenden recoger todo lo que el presentador va a decir, y los presentes están más pendientes de lo que vas a decir que de ellos.

El papel principal de los dot points es subrayar lo que estás diciendo, por lo que no es necesario, ni conveniente, utilizar más que unos pocos conceptos o palabras clave.

6- Las citas, cortas

Las citas son una buena forma de añadir personalidad y credibilidad a tu presentación. Si se trata de una demasiado larga es mejor reproducir un extracto y narrar la cita completa de forma verbal.

7- Equilibrio visual

Una buena forma de construir una diapositiva equilibrada y a la vez impactante es utilizar una cuadrícula.

A partir de aquí sólo hay que tener en cuenta la jerarquía visual y los puntos focales. Ciertos aspectos de cada diapositiva tendrán más importancia que otros y tendrás que organizarlos con sentido.

8- Tipografía: la gran olvidada

Elegir las tipografías es una de las tareas que puede tener mayor impacto en el diseño de las diapositivas. En positivo y en negativo.

En cualquier caso, si es posible lo mejor es trabajar con sólo dos fuentes distintas: una para los titulares y otra para el cuerpo de texto. También se puede utilizar sólo una con diferentes tamaños y utilizando variantes como las versalitas. Esto ayuda a mantener una coherencia y simplicidad a lo largo de toda la presentación.

Por lo que respecta al tamaño, lo más recomendable es utilizar un cuerpo de 30 puntos. Puede parecer un poco exagerado, pero en realidad no lo es puesto que debe leerse desde todos los puntos de la sala, incluso por parte de personas con dificultades de visión.

9- Mantén un esquema de color uniforme

Procura evitar colores brillantes y chillones. Aunque se vean magníficos en la pantalla de tu ordenador, pueden cambiar radicalmente dependiendo del proyector o la pantalla.

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La mejor forma de crear un esquema de color profesional es la sobriedad, y esto se consigue utilizando simplemente variantes de un mismo color (añadiendo negro para oscurecer y blanco para aclarar).

Sonará evidente, pero asegurarse de que le texto no se confunda con el fondo es una tarea que bastantes presentaciones parecen haber olvidado, y aquí el color juega un papel importante. Un seguro a prueba de fallos es utilizar textos en color negro o blanco (dependiendo del caso).

10- Sé más visual

Cuanto más texto en la pantalla más difícil será captar a atención de la audiencia, por lo que agradecerás haber usado imágenes e iconos una vez estés ante ella.

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Incluso en un ejemplo tan simple como el que reproducimos aquí, se ve cómo una diapositiva (o frame si fuera Prezi) que podría estar abarrotada de información en forma de texto se muestra como una pieza mucho más intuitiva y fácil para el público. Desarrollar la información corre a cargo del presentador.

11- Fotografía y material gráfico: calidad, por favor

Existe tal cantidad de bancos de fotos de calidad que esta tarea no supone ninguna dificultad insuperable. Sólo hay que tener cuidado de no caer en el uso de imágenes sobreutilizadas a modo de cliché, como las de ejecutivos estrechando la mano.
Bueno, y también de redimensionar las imágenes mateniendo las proporciones, o no forzar fotograías hasta que acaben pixelando.
En este artículo encontrarás información sobre algunos de los bancos con mejores imágenes.

12- Simplifica las gráficas

Las gráficas complicadas consumen casi toda la energía de los asistentes a una presentación que, instintivamente, procurarán entender la información.

No sólo te prestarán menos atención a ti, sino que pueden desistir ante la idea de que no te has esforzado en entregarles la información de manera clara y fácil.

Por el contrario, utiliza gráficas minimalistas que permitan interpretar los datos al primer vistazo. Si simplificas tu visual data a los puntos cruciales, tu público te lo agradecerá y, entonces sí, querrá saber más y te hará preguntas.

13- Cuida el espacio

El espacio dentro de la diapositiva o frame es mejor que sea diáfano, limpio, los elementos deben respirar dentro. Aquí toca ser minimalista y no abarrotar el espacio con elementos que no son imprescindibles.

Espacio

La vista de los asistentes ha de recorrer la información con soltura y fluidez, y por tanto cuantas menos cosas haya más fácilmente captaremos su atención. Situar los textos en formas semitransparentes para destacar sobre la imagen, o bien filtrar las fotos de fondo hacia blanco (clave alta) o negro (clave baja) para resaltar después el texto, son dos buenas formas de conseguir esto.

14- Mantén tu presentación siempre actualizada

Si vas a utilizar tu presentación más de una vez, es prioritario que actualices los datos y la información. Revísalo bien porque los errores aquí son más frecuentes de lo que parece y dan muy mala imagen. Además, conviene mantener una apariencia fresca con fotografías y gráficos más actuales o adaptados a una nueva situación.

15- Cierra con una diapositiva potente

Finaliza siempre tus presentaciones con una diapositiva o frame que contenga una potente llamada a la acción. Puede parecer obvio, pero no queremos dejar de recordar que toda presentación debe empezar y acabar con un registro alto.

historias

No es necesario agradecer al público su asistencia o indicarles que ha finalizado la presentación porque esto es algo que ya se hace verbalmente. En cambio, una frase potente relacionada con el tema planteado tiene más fuerza.

Los presentes no se tomarán la molestia de responder a la llamada a la acción a menos que hayas conectado con ellos, por tanto el cierre conviene que refuerce esta conexión subrayando tu personalidad y tu papel como prescriptor.

Otro punto imprescindible es dejar tus datos de contacto y los enlaces a tus redes sociales proyectándose en la pantalla mientras te despides.

canva-listArtículo traducido y adaptado de Presentation Design: 15 Ways to Deliver the Perfect Message, publicado por Elly Whiley en el blog de Canva.com, la plataforma de diseño gráfico online de la que Presentaciones.biz es Design & Training Certified Expert. Textos e imágenes adaptados por Presentaciones.biz.

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